Uma mulher de 29 anos de idade e sorriso fácil, que assina todos os e-mails com uma carinha feliz, é a pessoa por trás da organização de todas as viagens do presidente dos EUA, Barack Obama.

Há três anos, Ashley Tate-Gilmore é a chefe do escritório de viagens da Casa Branca. Com mais quatro pessoas, ela organiza a logística de cada viagem presidencial – uma tarefa cheia de detalhes, que normalmente não são notados pelo público, a não ser que algo corra muito mal.

Ela precisa garantir o transporte, a acomodação e o esquema de segurança para os funcionários da Casa Branca e para os membros da imprensa, que acompanham Obama mesmo nas viagens familiares de férias.

Ashley também atua como uma “mini-embaixadora”, já que frequentemente é a primeira a chegar aos destinos presidenciais.

Organização, custos, segurança
Seu emprego exige que ela seja muito organizada, para conciliar o planejamento de múltiplas viagens.

Nas férias de oito dias que o presidente e sua família passaram na ilha de Martha’s Vineyard neste mês de agosto, ela teve que encontrar acomodações para jornalistas, fotógrafos, funcionários da Casa Branca e do Serviço Secreto e para outras pessoas que dão suporte à operação presidencial em plena alta temporada, quando é mais difícil encontrar quartos nos hotéis. Ela teve que recorrer a casas de aluguel e até a um trailer quando acabaram todas as vagas.

Enquanto isso, na ilha, ela lidava com o pedido de visto de Obama para a visita à Rússia no próximo mês e organizava uma viagem de ônibus para a semana que vem, de Nova York à Pensilvânia.

Como a imprensa arca com os gastos de seus repórteres e fotógrafos nas viagens presidenciais e as empresas de mídia têm o orçamento cada vez mais apertado, Ashley precisa reduzir ao máximo o custo das viagens.

Ela também precisa lidar com a questão de segurança e do acesso. Repórteres e outros profissionais ficam em hotéis acessíveis aos eventos presidenciais, e viajam em ônibus que têm escolta policial e militar.

E o trabalho não termina após feitas as reservas. Na preparação para a viagem de Obama à África neste ano, ela exigiu que um hotel contratasse dedetizadores, depois que funcionários relataram terem sido picados por insetos em um período anterior. Também pediu que eles enviassem a Washington fotos para provar que todos os quartos haviam sido dedetizados.

Quando um repórter teve uma intoxicação alimentar durante uma parada na Tanzânia, ela fez questão de pernoitar no hospital para se certificar de que ele recebesse cuidados apropriados.

Subestimada
Desde sua primeira reunião com oficiais estrangeiros, Ashley Tate-Gilmore afirma que ficou claro que eles não esperavam seguir ordens de uma mulher tão jovem. “As pessoas perguntam: ‘Com quem vamos nos reunir?’. E eu respondia: ‘Comigo”, disse ela em uma entrevista.

Mas ela surpreende quem pensa que ela é apenas uma jovem meiga. Ashley foi criada no duro mundo da política de Chicago. Sua mãe ficou grávida enquanto trabalhava na campanha de Harold Washington para ser o primeiro prefeito negro da cidade. Na campanha de reeleição, a pequena Ashley já ajudava nas tarefas do comitê. “Aos 4 anos de idade, ela ficava ajudando a encher envelopes”, conta sua mãe, Desiree Tate.

Em 2003, quando era estudante de psicologia, a jovem foi voluntária na campanha de Obama para o Senado. Rapidamente foi contratada para coordenar outros voluntários e, após a vitória do político, foi trabalhar no escritório dele, chegando a trabalhar como sua assistente executiva.

Quando Obama se mudou para a Casa Branca, Ashley foi junto como gerente do escritório de viagens, à época chefiado por Peter Newell. Foi ele que recomendou o nome dela como substituta quando saiu, em 2010.

Newell afirma que sua experiência com o presidente, seu conhecimento de viagens e suas relações na Casa Branca a tornavam apta para a tarefa mesmo ela tendo apenas 26 anos na época. “Você precisa ser uma pessoa sociável e amigável. Ashley é boa em engajar as pessoas, e tem um grande senso de humor. Mas pode ser muito firme quando necessário”, disse.